So funktioniert dein Faxdienst.

1. Dein Faxdienst im Überblick

Sende Faxe per E-Mail oder im Browser. Eingänge und Rückmeldungen erhältst du per E-Mail; im Portal siehst du deinen persönlichen Verlauf.

2. Dein Zugang

1. Faxpostfach: fax@example.org
2. Absendernummer: +49 30 00000000
3. Empfangsnummer: +49 30 00000000
4. Einladung und Empfang an: name@example.org
5. Senden darfst du nur von einer freigegebenen E-Mail-Adresse. Frage deinen Betreiber, falls eine Freigabe fehlt.

3. Fax per E-Mail senden

1. Erstelle eine neue Nachricht von deiner freigegebenen E-Mail-Adresse an fax@example.org.
2. Schreibe die vollständige Zielnummer mit + und Landesvorwahl in den Betreff. Prüfe die Nummer vor dem Absenden.
3. Füge das gewünschte Dokument hinzu. Nachrichtentext wird nur bei freigeschaltetem Textfax mitgesendet; auch Signaturen und zitierter Text können zusätzliche Seiten erzeugen.
4. Sende einmal ab und warte auf die endgültige Faxrückmeldung. Eine abgesendete E-Mail bedeutet noch keinen erfolgreichen Faxversand.

4. Beispiele – ausschließlich fiktive Zielnummer

Ersetze +49 30 00000000 vor jedem echten Versand durch die richtige Zielnummer. Die Beispielnummer ist kein Testziel.

5. Dokumente und Text

Unterstützt sind PDF, DOC/DOCX, JPG/JPEG und – bei aktiviertem Textfax – TXT und Nachrichtentext. Pro Auftrag wird je die erste Datei aus den Gruppen PDF, Office, JPEG und Text verarbeitet. Im Portal gelten höchstens vier Dateien, 10 MB je Datei und 20 MB insgesamt. Nutze PDF, wenn du ein festes Layout möchtest. Text erscheint auf A4-Seiten mit automatischem Zeilen- und Seitenumbruch. ZIP, XLSX und PPTX gehören nicht zu den unterstützten Faxformaten.

6. Portalzugang aktivieren

1. Öffne das Faxportal und wähle Zugang aktivieren / Passwort vergessen.
2. Gib deine freigegebene E-Mail-Adresse ein und öffne den Bestätigungslink aus der E-Mail innerhalb von 30 Minuten. Prüfe auch den Spamordner.
3. Lege dein persönliches Portalpasswort mit mindestens zwölf Zeichen fest. Dein E-Mail-Passwort bleibt unverändert. Ohne Bestätigung wird kein Portalzugang aktiviert.

7. Fax im Browser senden

1. Melde dich an und öffne Fax senden. Wähle deinen Fax-Zugang und trage die vollständige Zielnummer ein.
2. Füge Dokumente und bei Bedarf freigeschalteten Nachrichtentext hinzu. Prüfe Nummer und Inhalt, dann klicke einmal auf Auftrag senden.
3. Der Auftrag steht im normalen Versandverlauf. Warte auf Versendet oder die abschließende Fehlermeldung.

8. Verlauf und Profil

Alle Faxe, Gesendet und Empfangen filtern den Verlauf. Wähle 5, 10, 15, 20 oder 25 Faxe pro Seite und Neu zu alt oder Alt zu neu. Suche nach einer vollständigen Nummer; andere gültige Schreibweisen werden automatisch vereinheitlicht. Suche und Filter gelten über alle Ergebnisseiten. Zurücksetzen entfernt die Suche. Aktualisieren lädt den Status neu. Nach dem Setzen eines neuen Passworts wird dir die Zwei-Faktor-Einrichtung vorgeschlagen. Bei freiwilliger Nutzung kannst du sie verschieben; bei Pflicht muss sie vor dem Portalzugriff abgeschlossen werden. Unter Mein Profil findest du die Sicherheitseinstellungen. Scanne den QR-Code mit einer Authenticator-App und bestaetige den App-Code. Sichere die einmaligen Wiederherstellungscodes getrennt von deinem Telefon. Bei aktiver Zwei-Faktor-Authentifizierung benoetigst du nach dem Passwort den aktuellen App-Code oder einen unbenutzten Wiederherstellungscode, auch nach einem Passwort-Reset. Details zeigen Versand- oder Empfangsdaten und Downloads. Mit Vorschau siehst du den Inhalt eines PDF-Faxes direkt im Browser und wechselst bei mehreren Seiten mit Zurueck und Weiter. Das Original laesst sich weiterhin herunterladen. Mein Profil zeigt Absendernummer, Empfangsnummer, Faxpostfach und deine Freigaben; dort änderst du nur dein Portalpasswort. Wenn dein Betreiber deine Nutzeradresse ändert, musst du die neue Adresse erneut per E-Mail bestätigen. Ob dein bisheriges Archiv dieses Zugangs erhalten bleibt, legt dein Betreiber beim Wechsel fest.

Datenschutz und deine Daten

Unter Datenschutz & Aufbewahrung findest du die Fristen und Betreiberangaben. Das Portal zeigt nur deine freigegebenen Faxe. Über Details lädst du Dokumente herunter und löschst einzelne abgeschlossene Faxe. Im Profil kannst du deine Daten exportieren oder dein Konto löschen. Laufende Aufträge können noch nicht gelöscht werden. Eine Portallöschung entfernt keine bereits zugestellten E-Mails oder externen Sicherungen. Impressum und Datenschutzerklärung findest du über die Rechtslinks.

9. Rückmeldungen und Empfang

FAX OK bedeutet erfolgreich übertragen; FAX FAIL meldet einen fehlgeschlagenen Versand. Ein offener Status ist noch keine Bestätigung. SMTP-Annahme bedeutet nur, dass der Mailserver eine Nachricht angenommen hat. Eingehende Faxe kommen als Dokument per E-Mail, mit Absendernummer soweit verfügbar. Im Portal sieht den Eingang nur der dafür bestätigte persönliche Empfänger. Über Antworten neben der Nummer öffnest du einen neuen Auftrag mit vorbelegtem Ziel und Zugang; prüfe die Nummer und füge deine Antwort hinzu. Es wird nichts automatisch abgeschickt.

Antwort per E-Mail

Prüfe die Absendernummer des eingegangenen Faxes. Sende deine Antwort an dein Faxpostfach und verwende die gewünschte Zielnummer im Betreff. Eine erkannte Absendernummer im ursprünglichen Empfangsbetreff kann übernommen werden; prüfe Empfänger und Betreff trotzdem vor jedem Versand. Entferne unnötige Zitate, Signaturen und alte Anhänge.

Wenn etwas nicht klappt

Prüfe Freigabe, Faxpostfach, Zielnummer, Dateiformat und Größen. Leere, beschädigte oder nicht unterstützte Dokumente können abgelehnt werden. Bei offenem Status reiche nicht denselben Auftrag erneut ein; prüfe zuerst den Verlauf bzw. die Rückmeldung. Wende dich mit Zeitpunkt und Auftragskennung an deinen Betreiber. Gib keine Passwörter weiter.